Handbuch · das ganze System
So arbeitet LiL in der Akte.
Diese Seite erklärt jeden Bereich. Die Anwendung selbst bleibt nach der Anmeldung auf Deutsch. Unbekannte Werte heißen Unbekannt, nicht leer.
Demokonto ivan.p@example.net · Passwort LiL-2026!
Handbuch · das ganze System
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Demokonto ivan.p@example.net · Passwort LiL-2026!
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Öffnen Sie lil.flowtasks.io. Die Startseite ist öffentlich. Die Anwendung hinter Anmelden ist intern.
Zugang legt die Administration an. Es gibt keine Selbstregistrierung. Passwort: mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstabe, Ziffer, Sonderzeichen. Zwei Faktoren sind optional unter Einstellungen.
Demo: ivan.p@example.net, kevin.m@example.com, james.b@example.com, fiona.g@example.net, tina.r@example.net. Passwort für alle: LiL-2026!
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Sicherheitsdienste und Reinigungsdienste laufen getrennt: eigene Pipeline, Aufgaben, Vorlagen, Kalkulation und Kennzahlen. Wer Beide Bereiche hat, sieht beide. Die Gesamtübersicht mischt die operative Arbeit nicht.
Jede Akte bekommt eine dauerhafte ID. Sicherheit: LIL-S-Jahr-Nummer. Reinigung: LIL-R-Jahr-Nummer. Die ID steht in Aufgaben, Dokumenten, Kommunikation, Kalkulation, Timeline, Ergebnis und Archiv.
| Feld | Regel |
|---|---|
| Quelle | Strukturiert: TED, service.bund.de, oeffentlichevergabe.de, Vergabe.NRW, DTVP, subreport ELViS, direkte Anfrage, Bestandskunde, Empfehlung, Sonstige. |
| CPV / NUTS | Eigene Felder. Filter und Berichte laufen darüber. |
| Löschen | Historische Akten werden archiviert. Nur Administration löscht Fehleinträge mit protokolliertem Grund. |
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Die Oberfläche kann ein Menü verstecken. Das zählt nicht. Preise, Margen, Wettbewerberdaten und Mitarbeiterstatistiken prüft der Server.
| Rolle | Typische Extra-Rechte |
|---|---|
| Super Administrator | Alles, inkl. System und Löschen |
| Administrator | Preise, Margen, Wettbewerb, Abgabe, Statistik, Löschen |
| Abteilungsleiter | Preise, Margen, Wettbewerb, Abgabe, Statistik |
| Teamleiter Ausschreibungen | Preise, Wettbewerb, Abgabe |
| Kalkulation | Preise und Margen |
| Konzept, Dokumentation, Qualität, Mitarbeiter | Keine Extra-Rechte, nur zugewiesene Arbeit |
Sonderrechte einzeln: Preise sehen, Margen sehen, Wettbewerber sehen, finale Abgabe, Mitarbeiterstatistik, Löschen, System. Die Administration setzt sie unter Einstellungen.
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Heute zeigt, was brennt: Fristen, überfällige Aufgaben, offene Freigaben, eigene Arbeit. Oben rechts liegen Neue Ausschreibung, Neue Aufgabe, Suche und Kalender.
Suche findet Akten-ID, Vergabenummer, Auftraggeber, Vergabestelle, Stadt, Person, Wettbewerber, Gewinner, Dokument, Titel und Leistungsart. Filter lassen sich kombinieren.
Hinweise liegen unter Hinweise. Optional geht dieselbe Nachricht per E-Mail, wenn SMTP gesetzt ist.
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Neue Ausschreibung steht oben. Pflicht sind Bereich, Titel, Auftraggeber, Ort, Quelle, CPV, NUTS, Abgabefrist mit Uhrzeit. Unbekannt ist ein erlaubter Wert.
Der Kopf der Akte zeigt Status, Verantwortliche Person, Team, Fortschritt, Countdown, Risiko, Auftragswert und Teilnahme-Score. Darunter die Register.
| Register | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Stammdaten, Score, nächste Frist |
| Aufgaben | Checklisten, Abhängigkeiten, Dateien |
| Kalkulation | Zwei Modelle, Versionen, Marge |
| Dokumente | Elf Kategorien, Versionen |
| Team | Verantwortliche Person und Rollen |
| Kommunikation | Intern, mit @Erwähnung und Datei |
| Bieterfragen | Fragen, Antworten, Nachträge |
| Besichtigung | Protokoll, Fotos, Wettbewerb vor Ort |
| Freigaben | Sechs Schritte mit Person und Zeit |
| Wettbewerber | Sichtungen, Preise nur mit Quelle |
| Abgabe | Portal, Weg, Beleg. Das Portal bleibt das Portal. |
| Nachverfolgung | Nachforderung, Präsentation, Verhandlung |
| KI-Vorschläge | Nur Vorschlag, Person bestätigt |
| Ergebnis | Gewinner, Preis, Rang, Begründung |
| Nachanalyse | Drei Pflichtfragen, bleiben in der Akte |
| Aktivitätsverlauf | Unveränderbare Timeline |
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Acht Phasen, sechzehn Status. Jeder Wechsel speichert Person, Datum und Uhrzeit. Der nächste Status kommt nur aus der erlaubten Liste.
Der Teilnahme-Score rechnet Wert, Marge, Entfernung, Personal, Lohn, Qualifikation, Referenzen, Wettbewerb, Vertragsstrafe, Strategie und bisherige Quote. Eine Person entscheidet, nicht das System. Absage braucht einen Grund.
| Von | Nach |
|---|---|
| Neu eingegangen | In Prüfung |
| In Prüfung | Teilnahmeentscheidung offen |
| Teilnahme offen | Teilnahme beschlossen oder Nicht teilgenommen |
| Teilnahme beschlossen | In Bearbeitung |
| In Bearbeitung | Interne Prüfung |
| Interne Prüfung | Zur Freigabe |
| Zur Freigabe | Bereit zur Abgabe |
| Bereit zur Abgabe | Abgegeben, nur nach sechs Freigaben |
| Abgegeben | Ergebnis offen |
| Ergebnis offen | Gewonnen, Verloren, Aufgehoben, Nicht gewertet, Ausgeschlossen |
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Eine Aufgabe hat Titel, Text, Verantwortliche Person, Beteiligte, Priorität, Start, Frist, Checkliste, Dateien, Kommentare, Ersteller, Prüfer und Erledigungsdatum.
Status: Offen, In Bearbeitung, Wartet auf andere Aufgabe, Zur Prüfung, Korrektur erforderlich, Erledigt. Überfällig berechnet das System.
Abhängigkeiten sperren Erledigt, solange die blockierende Aufgabe offen ist. Neue Aufgabe liegt unter Aufgaben oder oben in der Leiste.
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Die Abgabefrist steht dauerhaft als Countdown. Vierzehn Fristarten: Bieterfragen, Besichtigung, Kalkulation intern, Konzept, Dokumentenprüfung, Freigabe, Qualitätsprüfung, Upload, Abgabe, Nachforderung, Präsentation, Verhandlung, Bindefrist, erwartete Entscheidung.
Kalender filtert nach Bereich, Person, Akte, Auftraggeber und Fristart. Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) warnt, wenn eine Frist in das Fenster fällt, und lässt Vertretung mit Historie zu.
| Stufe | Wann |
|---|---|
| 1 | Verantwortliche Person, sobald eine Aufgabe überfällig ist. |
| 2 | Teamleitung nach 24 Stunden. |
| 3 | Administration, wenn eine kritische Aufgabe unter 48 Stunden vor Abgabe liegt. |
| 4 | Geschäftsleitung unter 24 Stunden vor Abgabe, wenn Kritisches offen ist. |
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Elf Kategorien: Unterlagen, Kalkulation, Konzepte, Nachweise, Referenzen, Bieterfragen, Kommunikation, Besichtigung, finale Angebotsunterlagen, Ergebnis, Nachanalyse.
Jede Datei hat Versionen. Wiederherstellen legt eine neue Version an, es überschreibt nichts. Nach der Abgabe ist die finale Angebotsversion unveränderbar.
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Zwei Modelle. Sicherheit: Einsatzstunden, Tarif, Zuschläge, Sozialkosten, Urlaub/Krankheit, Objekt- und Einsatzleitung, Kleidung, Fahrzeuge, Ausrüstung, Verwaltung, Risiko, Marge.
Reinigung: Fläche, Leistungswert, Stunden, Tarif, Zuschläge, Maschinen, Mittel, Verbrauch, Objektleitung, Verwaltung, Risiko, Marge.
Mehrere Versionen nebeneinander. Angebotspreis, Stunden- oder Quadratmeterpreis, Mindestmarge, Zielmarge, Ist-Marge, Break-Reven, Risiko. Unter Zielmarge folgt ein Schritt an die Geschäftsleitung. Ohne Recht Preise sehen bleibt die Zahl weg.
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Sechs Schritte, jeder mit Person, Datum, Uhrzeit und optionalem Kommentar: Kalkulation, Konzept, Nachweise, formale Prüfung, Geschäftsführung, finale Abgabe.
Abgabe bleibt gesperrt, bis die Kette steht. Das System dokumentiert Datum, Uhrzeit, Person, Portal, Übertragungsweg, finale Dateien und Eingangsbestätigung. Das Angebot selbst geht weiter im Vergabeportal.
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Wettbewerber: Name, Region, Leistungsarten, bekannte Kunden, gewonnen/verloren, Stärken, Schwächen, Segmente, Notiz. Ein Preis ohne Quelle wird abgelehnt. Das ist Kartellrecht, kein Komfort.
Analyse: wer uns oft gegenübersteht, wer uns schlägt, welche Region, welcher Auftraggeber, welche Leistungsart umkämpft ist. Markt nach Land, Stadt, Branche, Größe, Laufzeit, Quelle, Verfahren.
Auftraggeberhistorie: Verfahren, Teilnahme, Quote, frühere Gewinner, typische Gegner, Kontakte, Konditionen, Preisentwicklung. Aus bekannten Vertragsenden kommen Erinnerungen 12, 9 und 6 Monate vorher — auch bei verlorenen Verfahren.
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Ergebnis: Gewinner, unser Rang, bekannter Siegerpreis, unser Preis, Abstand, Zuschlagdatum, Bewertung, Begründung, Zuschlagsbescheid. Verlustgrund: Preis, Qualität, Konzept, Referenzen, Erfahrung, Personal, formaler Fehler, Ausschluss, Kapazität, Vertrag, Wettbewerber, Strategie, Unbekannt.
Drei Lektionen bleiben dauerhaft in der Akte. Geschlossene Akten bleiben suchbar unter Archiv. Formale Ausschlüsse haben Zielwert null.
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Referenzen: Auftraggeber, Leistungsart, Branche, Ort, Zeitraum, Volumen, Köpfe, Kontakt, Beschreibung, Schreiben, Anlagen.
Zertifikate: Versicherung, ISO, Gewerbe, §34a, Unbedenklichkeit, Tariftreue, Präqualifikation. Gültigkeit, Ablauf, Erinnerung. Ein abgelaufenes Zertifikat ist in diesem Markt ein Ausschlussgrund.
Konzeptbibliothek: versionierte Bausteine für QM, Personal, Ausfall, Eskalation, Beschwerde, Nachhaltigkeit, Schulung, Einsatz, Sicherheits- und Reinigungskonzept.
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Pipeline: offene Verfahren, Angebotsvolumen, gewichtete Pipeline, interne Wahrscheinlichkeit, möglicher Start, erwarteter Umsatz und Marge.
Ressourcen: Bedarf, Qualifikation, Region, Start, freie Kapazität, Recruiting, Betriebsrisiko. Vor jeder neuen Zuweisung die Auslastung prüfen.
Team: tatsächlich geleisteter Beitrag (Kalkulation, Konzept, Referenzen, Dokumentation, Qualität, Kommunikation, Schlussprüfung, Koordination), nicht nur Zuweisung. Score: Termintreue, Qualität, Erledigung, Zuverlässigkeit, Dokumentation, Korrekturschleifen, Zusammenarbeit. Erfolgsquote nur nachrangig. Volle Ranglisten nur für Führung. Engpass zeigt Verweildauer je Schritt.
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Berichte: Erfolgsquote, Teilnahmequote, Volumen gewonnen/verloren, Durchschnittswert und Marge, Durchlaufzeit, formale Ausschlüsse, Fristtreue, wie früh abgegeben wird, Region, Branche, Quelle, Verlustgründe, Preis- und Wettbewerberentwicklung.
Excel und PDF unter Berichte. Druckansicht unter Berichte / Druck. Audit protokolliert Frist, Preis, Dokumentlöschung, Team, Status und Ergebnis mit alt/neu, Person und Zeit.
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Unter KI-Vorschläge kann Text aus der Bekanntmachung ausgelesen werden: Fristen, Laufzeit, Eignung, Nachweise, Zuschlagskriterien, Vertragsstrafen, Checkliste. Ähnliche Verfahren werden vorgeschlagen.
Jeder Treffer bleibt Vorschlag, bis eine Person bestätigt oder verwirft. Bestätigen kann Aufgaben anlegen. Das System bietet nicht selbst und gibt keine Freigabe.
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Einstellungen: eigenes Konto, optionale zwei Faktoren. Administration legt Benutzer an, setzt Rolle, Bereich, Aktiv und Sonderrechte. Datenauskunft unter Datenschutz. Export der eigenen Daten über den dortigen Weg.
Hosting in der EU. Transport über HTTPS. Sitzung per sicherem Cookie. Grundlagen listet Rollenmatrix, Statusmaschine, Fristarten und Dokumentregeln verbindlich.
Die Abgabe im Portal ersetzt das System nicht. Es dokumentiert sie. Import aus TED und anderen Portalen ist vorbereitet, aber nicht dieser Stand.